Salle de réunion

5 points à prendre en compte pour réussir son événement d entreprise

7 février 2018

 

Fédérer ses collaborateurs et apporter une visibilité à son entreprise : voici les enjeux lorsque l’on organise un événement d’entreprise !

 

Mais la réussite d’un tel événement ne dépend pas entièrement du Jour J, mais bel et bien de l’organisation !

Pour ce faire, planifier afin d’optimiser au mieux le rassemblement est incontournable.

 

Voici les étapes et les points à respecter pour organiser le parfait événement d’entreprise

 

1- Répartir correctement son budget.

Budgétiser un tel événement est un point à ne pas négliger et à respecter scrupuleusement. On distingue trois catégories de dépenses :

  • Les dépenses fixes : elles ne varient pas, il s’agit d’un prix fixe et ne dépendent pas du nombre de participants.
  • Les dépenses variables : le tarif varie en fonction du nombre de participants.
  • Les dépenses indirectes : celles-ci varient et dépendent des besoins. Elles comportent notamment les frais de déplacement.

 

Au cœur de ces trois catégories de dépenses, certaines sont prioritaires indépendamment de leur catégorie. En premier lieu, il ne faut donc pas négliger les dépenses ci-dessous :

  • La location de l’espace qui accueillera les collaborateurs (soirée, conférence ou activité externe à l’entreprise).
  • L’hébergement, si l’événement d’entreprise se déroule sur plusieurs jours et qu’il est nécessaire de loger l’ensemble des participants.
  • Les frais liés à la restauration : comprenant les repas, les pauses ou encore les boissons chaudes.
  • Les frais de transport.
  • Si besoin, les frais d’accueil qui comportent la rémunération des sociétés de transport de personnes, tels que les taxis, si par exemple vos collaborateurs voyagent par avion ou train.

 

Aussi, en fonction de l’objectif de l’événement, il faut penser à des frais secondaires mais principaux :

  • L’animation, les activités et tous les frais liés aux journées, soirées : activités sportives ou de “team-building”, groupes musicaux…
  • Les frais liés à la participation d’un conférencier ou d’un animateur d’atelier : théâtre, créativité, développement personnel…
  • Les frais liés à la location de matériel adapté en fonction du besoin (le matériel audiovisuel par exemple).

 

Il existe de nombreux autres sujets de dépenses qu’il faudra bien évidemment prendre en compte. N’hésitez pas à réaliser un budget provisoire et à contacter les prestataires de services que vous aurez sélectionné au préalable.

 

2- Ne pas hésiter à oser les soirées à thème.

Quoi de mieux qu’une soirée ou un événement à thème pour rassembler et fédérer vos équipes ? 😁 De nombreuses possibilités s’offrent à vous et vous permettront de rendre l’événement attractif et original. Vous pouvez tout à fait faire appel à une agence extérieure pour la mise en place ou bien proposer une boite à idées en interne afin que chacun des collaborateurs participe à l’élaboration du thème. Dress-codes, voyages, époques… Le choix est large !

 

Vous pouvez également proposer des activités lors de la soirée de type team-building ludique, telles que des escape-games sur mesure ou des tests de culture d’entreprise.

 

Le  thème choisi sera attribué tout au long de la soirée et du repas ! L’objectif étant de stimuler l’enthousiasme des participants.

 

Bien évidemment, choisissez un thème en lien avec les valeurs de l’entreprise, qui vous ressemble, et qui convienne au profil de vos collaborateurs.

 

3- S’organiser en temps et en heure.

Une fois la date et le lieu de votre soirée déterminés, il faudra songer à la partie logistique.

En premier lieu, il est primordial d’élaborer un programme détaillé afin de contacter l’ensemble des prestataires et intervenants nécessaires.  Il conviendra ensuite de s’approcher notamment des loueurs du matériel requis au bon déroulement de l’événement.  

 

N’hésitez pas à vous organiser par le biais d’une “To Do-List” et de tout formaliser dans un fichier qui vous permettra de retrouver l’ensemble des retours d’informations.

 

Aussi, n’oubliez pas une étape importante : la communication sur l’événement !

Pour une communication destinée à vos collaborateurs, vous pouvez utiliser les supports mis à disposition en interne ou encore les mails. Par ailleurs, si vous souhaitez ouvrir votre événement à l’extérieur, vous pouvez tout à fait avoir recours à la presse et aux réseaux sociaux. Veillez à personnaliser les invitations en fonction des profils des participants et d’anticiper l’envoi de ces dernières.

 

4- Élaborer son discours.

événement entreprise

En tant que manager ou organisateur de l’événement, un discours de remerciements sera fortement apprécié et bien reçu.

 

La rédaction de ce discours se fait bien en amont de la soirée ! Ce dernier doit également être relu par diverses personnes. N’hésitez pas à le répéter face à différents collaborateurs.

 

De plus, le discours peut comprendre plusieurs sujets tels que l’objectif de ce rassemblement, les remerciements, les visions de l’entreprise et une annonce particulière au développement de la société.

 

Le discours est un moment crucial et privilégié entre l’orateur et son assemblée ! Soyez concis, précis et naturel 😄

 

5- Prenez en compte les feedbacks.

Il est essentiel de prendre en compte les retours de chacun des participants de l’événement. Bons ou mauvais, ces retours permettront avant tout d’avoir des avis constructifs. Des points à améliorer lors du prochain événement ou encore d’excellentes opinions sont nécessaires à l’optimisation de vos soirées.

Pour ce faire, n’omettez pas de transmettre un document à vos salariés leur permettant de juger leur expérience, ou encore une boîte à idées au sein de la société proposant les points d’amélioration.

 

Que ce soit en France, au Luxembourg ou encore aux Pays-Bas, vous pouvez retrouver ici l’ensemble des espaces disponibles sur Pop.work détenant une salle conçue pour recevoir les événements d’entreprise.

 

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