Coworking

Comment améliorer la communication dans son espace de coworking ?

4 septembre 2017

La communication peut être difficile, surtout dans un open space, tel que le sont souvent les espaces de coworking. Une communication efficace nécessite une certaine souplesse et de la compréhension envers les préférences de chacun. Les conseils que nous donnons ci-dessous sont aussi intéressants pour les managers des espaces de coworking que pour leurs utilisateurs. Tout le monde cherche à optimiser son temps et sa façon de communiquer pour s’épanouir au travail.
Dans un bureau classique, tout le monde joue pour la même équipe. Mais dans un espace de coworking, tout le monde se rapporte à une organisation différente, ou travaille de façon indépendante. Pour cette raison, il est important de comprendre que chacun a des objectifs différents et son propre style de communication. Vous voulez créer plus de transparence, de travail d’équipe et de confiance dans votre espace de coworking ? Reconnaissez tout d’abord qu’il n’y a pas un seul bon et unique moyen de communiquer avec les autres. La conscience de soi et l’empathie peuvent contribuer à créer un environnement plus ouvert et propice à la communication.
Une fois que vous avez adopté votre propre style de communication et que vous avez appris à connaître les préférences de chacun des co-workers, adaptez en conséquence vos méthodes pour faire passer vos messages. En retour, vous serez plus enclin à obtenir les résultats que vous voulez, comme le fait de décrocher un gros client ou faire en sorte que les membres de l’espace payent leur cotisations à temps.

Pour les gestionnaires d’espaces de Coworking

La clé pour avoir une communauté prospère de coworker est que celle-ci offre quelque chose à tous. Tous vos membres ne seront pas enthousiastes à l’idée de participer à des événements ou activités communautaires. En fait, certains d’entre eux peuvent être complètement résistants à des apéros organisés chaque semaine par exemple. Il s’agit sans doute d’une croyance que de penser que tous les gens qui rejoignent un espace de coworking cherchent forcément à s’entendre activement. En réalité, certaines personnes veulent simplement un espace calme et dynamique proche de chez eux.
Mais plutôt que de renoncer à atteindre ces loups solitaires qui ne veulent pas se sentir obligés d’être plus sociabilisés dans l’espace conjoint de travail, modifiez votre approche. Créez une communauté en ligne en invitant les membres de votre espace de coworking. Cela permet aux introvertis et ceux qui sont moins intéressés par les petits événements In Real Life (IRL) à se connecter avec d’autres personnes en respectant leur propre temps et leurs envies. Créez un espace de travail démocratique en permettant aux membres de choisir comment ils s’engagent, en fonction de leurs intérêts. Envisagez d’utiliser une plate-forme non-invasive comme Slack (outil dont nous vous parlions dans notre article précédent sur les outils gratuits à utiliser en tant que freelance dans un espace de coworking) qui permet aux membres et aux gestionnaires de l’espace d’interagir les uns avec les autres n’importe quand et partout. La bonne idée est de créer plusieurs channels dans Slack : un canal général de discussion plutôt formel où vous pouvez distiller des informations liées à l’activité du centre de coworking, et un autre plus enclin à recevoir des discussions décalées, dans lequel les membres viendront partager pêle-mêle leur offre de vélo à vendre, recherche de colocataire, le dernier lolcat à la mode et les invitations à aller manger au foodtruck qui a élu domicile à proximité ce midi, ou même encore une offre d’emploi. Ainsi chacun sera libre de suivre ou non ces channels et vous ne vous sentirez pas coupable de les perturber dans leur travail ou d’impacter leur productivité.
Ce type d’outil est parfait pour créer une proximité en ligne entre les membres, y compris avec ceux qui ne sont pas toujours présents physiquement dans votre espace. En parallèle cela représente une excellente opportunité de fidéliser les membres de l’espace de coworking.

Pour les coworkers

Les personnes qui gèrent les espaces de coworking portent une multitude de casquettes oscillant entre concierge, babysitter et curateur de la communauté. Certains gestionnaires préfèrent avoir une approche plus pratique et être au plus prêt de la vie de leurs membres, tandis que d’autres préfèrent travailler et rester en coulisses. Quoiqu’il en soit, il est important que les membres d’un espace de coworking puissent s’exprimer facilement.
Gardez à l’esprit que les gestionnaires de coworking sont des personnes extrêmement occupées, jonglant entre le planning des membres, des visites ou diverses questions logistiques et informatiques. Si le manager de l’espace de coworking semble indisponible et réservé, il se peut qu’il soit inondé de travail. Néanmoins, le dépannage, l’octroi d’une oreille et l’assistance aux membres font partie de leur travail. Aussi, n’hésitez pas à leur demander ce dont vous avez besoin !
Les meilleurs gestionnaires d’espaces de coworking n’auront aucun problème à répondre à vos questions et petites demandes, mais n’oubliez pas d’être bien-sûr respectueux de leur temps. Si vous avez une question d’ordre plus complexe qui nécessitera des investigations, il est préférable de ne pas foncer tête baissée. Donnez-leur le temps de vous répondre avec une solution. Si votre espace de coworking emploie un logiciel de coworking, envisagez d’envoyer au gestionnaire un message dans l’application résumant votre question. Si l’espace de coworking ne dispose pas d’un logiciel de gestion, un courrier électronique ou Slack fera très bien l’affaire également.
Si apporter de temps à autre des petites viennoiseries à partager peut vous apporter la reconnaissance de vos pairs et des personnes qui gèrent l’espace de coworking, il est important de construire une bonne relation avec ce dernier car il peut vous aider à prendre le pouls de ce qui se passe dans votre lieu de travail. À son tour, votre gestionnaire sera plus susceptible de vous présenter ce développeur qui peut vous aider pour votre prochain grand projet ou vous sauver la prochaine fois que la cafetière se montre récalcitrante avec vous.

Améliorer la communication entre les membres

L’une des meilleures choses lorsque l’on travaille dans un espace de coworking est que tout le monde vient de milieux différents et chacun apporte ses propres compétences et points de vue uniques. Tandis que dans un environnement d’entreprise classique tout le monde est encouragé à penser et à agir comme les autres, un espace de coworking peut représenter une véritable corne d’abondance d’éclectisme et de diversité dans laquelle se retrouve aussi bien des jeunes et ambitieux créateurs de startups du haut de leurs vingt ans, que des vieux briscards de quinze ans leurs aînés.
Dans ce melting pot de personnalités, vous êtes sûr de cultiver de grandes idées ou de trouver quelqu’un pour vous aider dans la refonte de votre site par exemple. Cependant, il est possible qu’il y ait parfois de l’incompréhension. Apprendre à ajuster votre style de communication en fonction de la personne à qui vous vous adressez peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre espace de coworking et d’utiliser son réseau à plein potentiel. Sachez quand il est préférable d’aborder les autres membres pour obtenir de l’aide, et quand il est préférable d’attendre.
Une bonne idée peut être de placer un petit panneau sur votre bureau “disponible pour discuter”, permettant aux gens de savoir qu’ils peuvent venir vous voir sans craindre de vous déranger. Vous pouvez également le faire sur votre profil Slack. Si vous écoutez de la musique lorsque vous travaillez, ou que vous utilisez un casque pour passer des appels, vous ne serez a priori pas déranger. Pour beaucoup, porter un casque signifie: « Je ne veux pas être dérangé. Revenez plus tard.  » Aussi, vous risquez peut-être de rater des occasions d’interactions, les personnes n’osant pas vous aborder, alors que vous étiez réellement disponible et n’écoutiez même pas de musique.
Cela ne veut pas dire qu’il faille renoncer à écouter votre musique à chaque fois qu’un membre passe près de votre bureau. Mais il est important de prendre aussi du temps pour interagir avec vos collègues. D’ailleurs, certaines des meilleures interactions se produisent de façon inattendue lorsque l’on prend un café par exemple.

 

Une question de compromis

Rappelez-vous que le compromis est nécessaire pour une communication efficace quand on fait du coworking. En faisant preuve d’adaptabilité, vous serez plus enclin de recevoir une faveur d’un autre membre. En fait, le coworking consiste à travailler seul mais ensemble. Cela signifie que même si chacun dans votre espace partagé travaille de façon autonome, vous faites toujours partie d’une communauté collaborative. Profitez-en au maximum en créant un dialogue plus ouvert et en profitant des opportunités qui se produisent, y compris et surtout en dehors du travail lors d’événements informels.

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