Salle de réunion

Comment animer une réunion ?

6 avril 2018

Une fois votre réunion planifiée et bien préparée, il s’agira d’être à la hauteur le jour J. La réussite de ce rendez-vous entre divers participants dépend notamment de la manière dont vous animerez les échanges. Afin de demeurer efficace, gardez toujours vos objectifs à l’esprit.

 Les fondamentaux permettant d’animer une réunion

 

Définir le cadre

Chaque réunion doit s’inscrire dans un cadre bien défini : durée de la réunion, ordre du jour présentant chaque sujet (avec une heure précise associée idéalement) et objectif. En fournissant ces informations aux participants, vous leur permettez de venir en ayant déjà réfléchi aux sujets qui seront abordés.

 

Choisir le bon endroit

Si votre réunion se déroule en petit comité, prévoyez une salle adaptée, afin que chacun se sente à l’aise, dans un espace à taille humaine. Pop.Work peut par exemple vous aider à trouver un lieu chaleureux à l’extérieur, capable d’accueillir tous les participants.

 

Réaliser un rapide tour de table pour les présentations

Si vous êtes à l’origine d’une réunion, vous devez également en être l’animateur/trice. Si certaines personnes ne se connaissent pas, demandez à chacun de se présenter. Cela évitera les discussions parallèles afin de découvrir le poste de son voisin.

 

Rappeler les fondamentaux

Une petite introduction ayant pour but de résumer à nouveau le pourquoi de la réunion ne fait jamais de mal. Concise, cette explication permet de recadrer les discussions dès le début.

 

Commencer par le plus urgent/délicat

Une réunion doit toujours aller de l’essentiel au moins important. En effet, au fil du temps, la concentration et l’intérêt peuvent s’émousser. Si des problèmes majeurs doivent être abordés, ils doivent faire l’objet de toute votre attention en début de réunion.

 

Assurer un échange équilibré

En tant qu’animateur/trice, vous allez devoir faire en sorte que chacun puisse avoir la parole, et ce, de manière équitable. En effet, certaines personnes ont tendance à être très bavardes, tandis que d’autres, plus timides ou discrètes, devront sans doute être encouragées à intervenir.

 

Briser la routine

Dans le cadre de réunions régulières, rassemblant les mêmes participants, n’hésitez pas à changer certains paramètres : cela peut être le support de présentation, mais aussi le lieu, par exemple.

 

Éviter de faire traîner la réunion

Si vous vous rendez compte que votre réunion s’éternise, mieux vaut tâcher de terminer dans les temps plutôt que de vouloir traiter absolument tous les points. Si ceux-ci sont importants, programmez un nouveau rendez-vous avec vos collaborateurs ou clients.

Vous pourriez aussi aimer