Salle de réunion

Comment organiser une réunion ?

6 avril 2018

L’organisation demeure souvent la base de la réussite ou de l’échec d’un projet professionnel ou personnel. Il en va de même pour les réunions. Bien organisée, votre réunion atteindra probablement son but, dans un temps limité.

Les incontournables d’une bonne organisation


Apprécier la pertinence de la réunion

Avant même d’organiser votre réunion, vous devez vous assurer que celle-ci sera utile à l’ensemble des participants. Ce que vous souhaitez communiquer nécessite-t-il de convier plusieurs personnes ou pourriez-vous les informer différemment ? Gardez toujours à l’esprit qu’une réunion doit permettre un échange constructif entre les personnes présentes.

 

Fixer la durée de la réunion et la respecter

Rien de pire qu’une réunion qui s’éternise. Fixer un ordre du jour vous permettra d’attribuer des plages horaires à chaque sujet et ainsi de limiter les conversations. L’idéal étant d’indiquer au préalable l’heure de fin de réunion, heure à laquelle vous devrez libérer la salle. Les participants ont de nombreuses questions à l’issue de cette première rencontre ? N’hésitez pas à prévoir un rendez-vous individuel ou une réunion ultérieure.

 

Bien déterminer le nombre des participants

Il n’est pas nécessaire de convoquer l’intégralité de vos collaborateurs. Doivent uniquement être présentes les personnes qui sont directement concernées par le sujet, qu’elles soient là afin de bénéficier d’informations ou qu’elles apportent leur expertise.

 

Assurer le rôle d’animateur

Si vous organisez une réunion, vous devez également l’animer. Le but ? Suivre l’ordre du jour et recadrer des conversations qui pourraient dévier de l’objectif ou du sujet initial. Faites en sorte que tout le monde puisse participer.

 

Adapter le discours à l’objectif de la réunion

Chaque réunion a un but différent. Réunion de lancement, de briefing ou permettant de résoudre des problèmes : à chaque type de réunion correspond un discours spécifique. Vous devrez par exemple être plus directif/ve lors d’une réunion d’information que dans le cadre d’une réunion durant laquelle chacun doit participer activement afin d’atteindre l’objectif de départ.

 

Savoir gérer les personnalités difficiles

À chaque participant correspond une personnalité, plus ou moins facile. Si dans le cadre de votre réunion, une personne ne participe pas et reste en retrait, c’est à vous de l’aider à prendre la parole. À l’inverse, une personne très véhémente pourra perturber le bon déroulé de votre réunion. Le cas échéant, invitez-la à exposer ses griefs lors d’un autre rendez-vous.

 

Bien gérer les différentes hiérarchies

Chacun doit trouver sa place. Si plusieurs niveaux hiérarchiques sont présents, il est important que chacun comprenne qu’il a été convié pour son rôle dans la société ou au sein d’un projet spécifique. Il pourra alors être nécessaire de ménager les sensibilités afin que tout le monde se sente à l’aise.

 

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