Salle de réunion

Comment préparer une réunion ?

6 avril 2018

Vous souhaitez organiser une réunion avec vos collaborateurs, des prospects ou des clients ? Bien préparée, votre réunion vous permettra de ne pas perdre de temps et surtout, de présenter efficacement vos arguments. Les participants apprécieront alors votre capacité d’organisation. Un bon point pour vous !

La réussite de votre réunion se résume en six points :

Définir l’objectif de votre réunion

Connaître votre objectif vous permettra de trouver les bons participants et de ne jamais perdre le fil. Vous gagnerez du temps lors des discussions, mais également au moment de la préparation de votre support de réunion.

 

Choisir le bon type de réunion

Le fait de définir le type de réunion que vous souhaitez organiser vous permettra d’aller droit au but et de proposer une présentation claire et pertinente. Selon le sujet abordé, vous privilégierez une réunion de lancement (kick-off), de briefing ou débriefing, de revue de projet ou encore de discussions, entre autres.

 

Sélectionner les participants

Le choix des participants se fera selon le but de votre réunion. Vous pourrez avoir besoin de participants apportant leur expertise ou qui bénéficieront des informations transmises. Si une personne n’a pas réellement de lien avec le sujet abordé, il n’est pas nécessaire de la convier.

 

Définir le plan

Pas de réunion sans ordre du jour. Plusieurs jours, voire semaines, avant la date fixée, vous devez avoir défini les sujets à traiter. Ceux-ci devront être abordés selon leur importance avec, idéalement, une plage horaire attribuée à chacun.

 

Planifier la réunion

La règle d’or : l’anticipation ! Assurez-vous de la disponibilité de la salle que vous souhaitez réserver. Si vous désirez organiser votre réunion à l’extérieur, Pop.Work vous aide à trouver le lieu idéal. Vous pourrez ensuite envoyer une invitation afin de confirmer le lieu ainsi que la date à tous les participants.

 

Préparer les documents de travail et les autres points matériels

Plusieurs jours avant la date fixée, faites le tour de tout le matériel dont vous allez avoir besoin, du tableau au rétroprojecteur en passant par votre support. Qu’il soit papier ou que vous utilisiez un PowerPoint, prévoyez le temps nécessaire à sa réalisation.

 

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