Salle de réunion

Les étapes pour organiser une réunion de travail efficace !

11 janvier 2018

Une réunion est une étape fondamentale pour fédérer des équipes, proposer de nouveaux objectifs ou encore lancer un projet !

Mais une réunion peut également être inefficace ou ne pas aboutir sur des résultats concrets si elle est mal organisée.

Voici donc nos conseils pour organiser une réunion efficace (en amont, pendant et après). On vous dit tout ⤵️

 

En amont, une réunion efficace se prépare !

Avant tout, il est nécessaire et incontournable de préparer une réunion !  En amont, la personne chargée d’animer la réunion doit donc fixer les objectifs. Avec des objectifs précis, cette dernière aura un fil conducteur et les collaborateurs sauront précisément ce qu’attendent leurs supérieurs hiérarchiques ou leurs collègues. Aussi, il est essentiel de présenter les points qui seront abordés le jour de la réunion : l’organisation étant le maître mot !

De plus, lorsque l’on organise une réunion, nous souhaitons à tout prix présenter nos idées à un groupe de personnes concernées par le sujet. Il faut donc :

  • s’assurer des disponibilités de chacun des collaborateurs.
  • lancer des invitations par mail ou par le biais de logiciels/applications appropriés à l’organisation en interne.

Une fois vos collaborateurs avertis, préparez-les également à recevoir un nombre important d’informations !

Les participants à la réunion, quant à eux, doivent impérativement prendre connaissance des objectifs, du déroulé de la réunion et de l’ordre du jour. Si une documentation a été transmise au préalable il est essentiel que ces derniers prennent connaissance du contenu. Ils doivent connaître leur rôle et ce que l’on attend d’eux.

Une fois la réunion préparée, les objectifs et points à l’ordre du jour définis, vous pouvez désormais entamer la création de la présentation qui sera transmise ou projetée le jour J. Soyez clair, concis et surtout ajoutez une plus-value à votre présentation : visuels, graphiques, et statistiques sauront mieux capter l’attention de votre auditoire ! Bien évidemment, cette étape n’est pas fondamentale ! Vous pouvez tout à fait organiser une réunion sans projeter de slides.

Enfin, la dernière étape de la préparation de la réunion est de trouver le lieu adéquat ! Si votre réunion se déroule durant une journée de travail, au sein même de vos locaux, optez pour une salle permettant d’accueillir le nombre de participants concernés et disposant d’un projecteur si vous souhaitez présenter des documents.

Si votre réunion se déroule dans un cadre extérieur, lors d’un séminaire par exemple ou encore durant une formation, Pop.Work vous permet de trouver l’endroit idéal ! Vous pouvez également vous référer à notre article “Nos conseils pour trouver l’endroit où organiser ses formations”.

Pendant la réunion, un déroulement optimal :

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L’objectif de la personne chargée d’animer la réunion est de captiver, fédérer et organiser la prise de parole des collaborateurs.

Pour ce faire, plusieurs étapes fondamentales sont à respecter pour le manager :

  • présenter le rôle de chacun ou encore de désigner une personne chargée de prendre des notes afin d’établir un compte-rendu global de la rencontre.
  • faire un tour de table afin de mieux connaître les membres de la réunion.

La réunion doit avoir un fil conducteur et être organisée : les points les plus importants doivent être abordés un à un.

Durant la réunion, le manager peut encourager les participants à émettre des idées, écouter les idées de leurs compagnons de travail et également permettre que les collaborateurs discutent entre eux.

Si besoin, il ne faut pas hésiter à reformuler et à faire de courts résumés de ce qui a été dit auparavant afin que chacun des collaborateurs ne soit pas perdu.

Il se peut qu’un désaccord se présente. Pas de panique ! Le manager est là pour encourager les prises de paroles; même si des zones de tensions surgissent. Il faut donc résoudre les différends en proposant des solutions en groupe mais également en faisant du cas par cas si nécessaire.

Lorsque la réunion touche à sa fin, il est nécessaire de rappeler ce qui est attendu : changements, ré-organisation, planification … Puis, si besoin, de planifier la prochaine rencontre !

Être organisé, même après la réunion !

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Une fois la réunion terminée, il ne faut pas négliger “l’après” ! En effet, rédiger un compte-rendu complet permettra de se rendre compte des points abordés à la réunion : ceux qui méritent d’être approfondis ou encore ceux qui ont été entièrement développés.

En binôme avec la personne chargée de prendre des notes durant la rencontre, le manager doit donc rédiger le compte-rendu dans les plus brefs délais afin de ne pas omettre un point. Le contenu du compte-rendu doit être très clair :

  • déterminer les actions à mener
  • définir le rôle de chaque collaborateur
  • indiquer le délai prévu pour mener à bien le projet

Une fois ce debriefing rédigé, il doit être transmis aux collaborateurs concernés. Les collaborateurs doivent prendre connaissance de ce document et également transmettre un retour au manager : une validation ou un état d’avancement.

De plus, afin d’améliorer les prochaines rencontres, le manager peut tout à fait rédiger un document d’annotation pour procéder à une évaluation de la réunion. Les collaborateurs pourront donc transmettre leurs avis.

Lors de la réunion, des décisions ont sûrement été prises. Dans ces cas là, il est nécessaire de vérifier que ces décisions ont bien été assimilées et transmises aux personnes concernées.

 

Enfin, un suivi est nécessaire : si des personnes n’ont pas pu être présentes le jour de la réunion, il faut que ces dernières soient au point concernant les idées émises, prises de décisions ou changements.

Nos conseils vous ont aidé ? 😁

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