Fléxibilité

TOP 5 DES CONSEILS POUR GÉRER L’AGENDA DE SON MANAGER

21 février 2018

 

L’agenda est un élément essentiel pour un(e) manager. En effet, ce dernier doit continuellement s’appuyer sur cet outil afin de mener à bien ses missions et être productif en toutes circonstances.

C’est un enjeu majeur de planifier de manière rationnelle et pratique les divers événements auxquels le manager va devoir se rendre. A cela, s’ajoutent les rendez-vous professionnels, les réunions ou autres conférences.

Organiser un agenda est une mission importante et incontournable !

 

Nous vous proposons ainsi les cinq meilleurs conseils afin d’exceller dans cette mission, qui est essentielle pour une organisation optimale !

 

  • Bien connaître son/sa manager.

C’est essentiel, pour bien organiser l’agenda de son/sa manager, il faut bien le/la connaître ! Ici il s’agit d’avoir connaissance au maximum de ses habitudes afin de faciliter la fluidité des journées. En connaissant bien votre manager, vous créerez des automatismes, une réelle routine qui fera qu’il/elle se sentira mieux dans son organisation personnelle.

 

  • Echanger avec son/sa manager.

manager

Échanger, parler et mettre en place des points hebdomadaires : une étape essentielle au bon fonctionnement du binôme.

Ainsi, il/elle s’ouvrira plus à vous et vous pourrez déceler des points primordiaux qui vous serviront plus tard. Autre point important : pensez à lui rappeler son agenda tous les jours, voire deux fois par jour.

Ce sont ces petits détails qui peuvent apporter une certaine osmose !

 

Parler à son/sa manager permet de conserver une bonne entente, primordiale au bon déroulement de l’activité dans l’entreprise.

 

  • Être réactif et rigoureux.

Il est indispensable d’avoir de quoi tout noter : les horaires, les contenus des réunions, les coordonnées des personnes rencontrées… tout a son importance ! Il est ainsi plus facile de répondre aux interrogations de son/sa manager, mais aussi de rebondir sur d’autres éléments (un ajout de réunion par exemple).

Aussi, avant et après chaque réunion, n’omettez pas de lui transmettre les documents importants ! Il/ Elle pourra alors la préparer au mieux et bien comprendre les enjeux et objectifs de la rencontre.

 

Il ne faut pas oublier de laisser du temps entre chaque réunion ou entretien. Quinze, voir trente minutes de pause, selon l’importance des événements, suffiront. Cela permet de souffler un peu, et dans le pire des cas de ne pas avoir de retard à la prochaine réunion. Car les imprévus sont vite arrivés !

 

  • Penser aux imprévus.

Les imprévus peuvent être de toutes sortes et il est nécessaire de les appréhender et de les gérer en les priorisant. Une réunion qui s’éternise, un déplacement en urgence ou encore un souci familial… si certains sont inévitables, il est toujours possible de faire en sorte d’atténuer les mauvaises conséquences qu’ils peuvent avoir sur le bon déroulement d’une journée.

Si, par exemple, un rendez-vous semble s’éterniser et peut potentiellement empiéter sur d’autres réunions importantes, il n’est pas malvenu d’interrompre brièvement son/sa manager afin de lui demander s’il souhaite décaler le rendez-vous qui suit.

 

  • Bien utiliser les outils.

Il existe aujourd’hui de nombreux outils qui permettent de mieux s’organiser. Par exemple, quel que soit votre outil d’emploi du temps de base, vous pouvez avoir recours à des pastilles de couleur permettant de catégoriser les différents événements (réunion, privé…). Le cloud reste également très pratique, permettant d’avoir son emploi du temps sur tous les supports (portable, ordinateur, tablette). Pour ce qui est du mémo, pensez à Evernote, ou même à un simple carnet en procédant à la mise en place de “To Do Lists” quotidiennes.

 

Au delà de tous ces conseils, il faut avant tout être disponible et entreprenant auprès de son/ sa manager ! Si vous montrez ces qualités, c’est déjà une bonne partie du travail de faite !

Ajoutez ces 5 conseils et vous vous rendrez indispensable auprès de votre manager, en facilitant considérablement son quotidien professionnel !

 

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